ШІ для бухгалтерії: перевірки перед закриттям, дублі, курси НБУ
Найдовша частина роботи бухгалтера — не проводки, а пошук: що не проведено, де мінус, чому не сходиться. ШІ бере цей пошук на себе і приносить вам готовий список. Рішення, що з ним робити, лишається за вами.
Місяць бухгалтера, де ШІ знімає рутину
Ті самі задачі, що й щомісяця, — тільки без годин у звітах і відборах.
- Первинка
Паперові накладні — фото замість ручного набору, документ «Надходження» створюється сам.
- Довідники
Дублі контрагентів і номенклатури — до того, як вони розійдуться по документах.
- Валюта
Чи є курси НБУ на всі дати, де були валютні операції.
- Перевірки
Непроведене, мінусове, дивне — одним списком перед закриттям.
- Перепроведення
Документи за період — з прогресом і можливістю зупинити.
Перевірки перед закриттям місяця
Напишіть «перевір усе перед закриттям вересня» — і ШІ пройде базу за набором перевірок: непроведені документи, мінусові залишки, документи з датою поза періодом. У відповіді — що саме перевірено і що знайдено, з номерами й датами документів, щоб одразу відкрити потрібний.
Набір перевірок залежить від вашої конфігурації: ШІ звіряє назви рахунків, регістрів і реквізитів з вашою базою, тож працює і з доробленими. Якщо щось перевірити не вдалося — так і скаже, а не промовчить.
Перевір вересень перед закриттям
Перевірив 6 пунктів за 01.09–30.09. Знайшов три речі: 4 непроведені документи (усі — надходження від одного постачальника), мінусовий залишок цукру на складі «Кухня» з 17.09, і реалізацію від 03.09.2062 — схоже, помилка в році. Показати документи?
Приклад умовний: цифри й назви — для ілюстрації.Дублі в довідниках
«ТОВ Альфа», «Альфа ТОВ» і «Альфа-Трейд» з однаковим кодом ЄДРПОУ — три картки, і звірка з контрагентом розповзається на три. ШІ знаходить такі пари за кодами, назвами й реквізитами і показує, по скількох документах проходить кожна картка.
Обʼєднати дублі ШІ може запропонувати, але не обʼєднує сам: спершу список «було → стало», запис — лише після вашого «так».
Курси НБУ
Курсова різниця за місяць не сходиться — часто тому, що курс на якусь дату просто не завантажився. «Чи є курс євро на всі дати вересня?» — і ШІ покаже пропущені дні саме там, де були операції у валюті.
Так само з перепроведенням: ШІ проведе документи за період з прогресом, і зупинити можна будь-коли. Запускається лише після вашого підтвердження.
Первинка без ручного набору
Окремий продукт для тих, у кого багато паперових накладних. Сфотографуйте накладну телефоном, завантажте PDF з пошти або скиньте фото в робочу групу Telegram — ШІ розпізнає постачальника, ПДВ і кожен рядок, перевірить арифметику і створить документ «Надходження» у вашій базі.
- Сума не сходиться — документ не проводиться, поки ви його не перевірите.
- Та сама накладна вдруге не потрапить у список повторно.
- Розмитий чи темний кадр — сканер попросить перезняти ще до відправки.
Питання, які бухгалтери ставлять першими
Звірки
Чому сальдо по 631 з «Будпостач» не збігається з їхнім актом?
Які оплати постачальникам не закриті надходженнями?
Залишки
Де на складах мінус і з якої дати?
Чому собівартість борошна в жовтні стрибнула?
Журнал реєстрації
Хто вчора ввечері змінював документи за вересень?
Хто видалив платіжку від 12.10?
Знайомство з базою
Ознайомся з базою
Що ми щомісяця робимо руками і що з цього можна віддати тобі?
Відповідь — цифрою, з періодом і джерелом: «за проводками», «за виписками». Якщо питання можна зрозуміти двояко, ШІ перепитає. Особливості вашого обліку — як рахуєте премії, яким рахунком ведете тару — він запамʼятовує і вдруге не питає.
Що лишається за бухгалтером
- Облікова політика, позиція податкової і підпис під звітністю. Коли відповідь залежить від них, ШІ так і каже: «не знаю, вирішуєте ви».
- Перевірка цифр. ШІ може помилитися — перш ніж нести цифру в декларацію, гляньте на документи, які він назвав.
- Резервні копії бази. Ми їх не робимо; свіжа копія перед підключенням — обовʼязкова.
ШІ не виправляє знайдене з власної ініціативи і не змінює нічого в базі без вашого «так». Хто бачить дані і що ми зберігаємо — на сторінці «Безпека даних». Як працює конектор і скільки коштує — на сторінці novi·connect.
Перший місяць — безкоштовно
Закрийте з ШІ один місяць на своїй базі. Покажемо на демонстрації, як він знаходить непроведене й дублі. Не підійде — просто вимкніть.