Облік ресторану й готелю з ШІ: техкарти, собівартість, переоблік
У закладі облік живе в трьох місцях одночасно: на кухні, на складі й у бухгалтерії. Ми зводимо їх до однієї бази BAF, BAS чи 1С і даємо кожному свій інструмент — шефу, комірнику, власнику й бухгалтеру.
Де губляться гроші закладу
Не в одній великій помилці, а в багатьох дрібних, які ніхто не встигає помітити.
- Собівартість «на папері» і в житті різна. Техкарта каже одне, а продукти списуються в іншій кількості — і різниця видна лише в кінці місяця.
- Накладні постачальників набирають руками. Десятки на тиждень, кожна з десятком рядків — і помилка в ціні тягнеться в собівартість.
- Переоблік на папері. Порахували на складі, потім переписали в програму — два місця для помилки і пів дня роботи.
- Власник дізнається цифри із запізненням. Виручку й витрати бачить, коли бухгалтер закриє місяць.
Техкарти й собівартість страв
Монітор шеф-кухаря рахує собівартість кожної страви двома способами: за техкартою і за фактичним списанням продуктів. Поруч — різниця. Якщо борщ за техкартою коштує 84,20 грн, а за фактом 91,60 грн, шеф бачить це одразу, а не після інвентаризації.
Звідки різниця — уже питання до ШІ: подорожчала закупівля, змінився постачальник чи продукти списуються з перевитратою. Він покаже документи, з яких зібрана кожна цифра.
Чому собівартість борщу в жовтні вища, ніж у вересні?
За техкартою вона майже не змінилась: +1,8%. За фактом — +8,8%. Основна причина — буряк: з 10.10 надходження від іншого постачальника, ціна вища на 22%. Друга — списання сметани на 14% більше норми з 15.10. Показати надходження і списання?
Приклад умовний: цифри й назви — для ілюстрації.Переоблік з телефону
Комірник сканує й рахує прямо на складі чи в барі — у застосунку на телефоні. Інтернет не потрібен: порахував у підвалі без звʼязку, результат відправиться, щойно мережа зʼявиться.
Один натиск — і результат у вашій обліковій програмі. Без переписування з паперу, без «38 чи 36, не розберу почерк».
Накладні з фото
Постачальник привіз продукти — накладну фотографують телефоном або скидають фото в робочу групу Telegram. ШІ розпізнає постачальника, ПДВ і кожен рядок, перевірить арифметику і створить документ «Надходження».
Сума не сходиться — документ не проводиться, поки бухгалтер не перевірить. Та сама накладна вдруге в список не потрапить. Детальніше — у розділі «Накладні з ШІ».
Цифри для власника — без очікування кінця місяця
Сім звітів аналітики: виручка, витрати, рух грошей, дебіторка, склад та інші — на тих самих даних, що й облік. Можна отримувати їх розсилкою в Telegram або запитати асистента, що змінилось за тиждень.
Бот у Telegram сам пише зранку підсумок дня, нагадує про податки й зарплату і попереджає про видалений документ чи незвично велику суму. Хто бачить ці повідомлення, визначаєте ви — складом учасників чату.
Кожен у закладі питає своє
Власник
Коротко і цифрою.
Скільки заробили за тиждень і як це порівняно з минулим?
Які страви продаються найкраще, а які не окупаються?
Шеф-кухар
Собівартість і списання.
Де фактичне списання найбільше відходить від техкарт?
Як змінилась ціна вершкового масла за пів року?
Комірник
Залишки й переоблік.
Яких продуктів вистачить менше ніж на три дні?
Де розбіжності після останнього переобліку?
Бухгалтер
Закриття місяця.
Які надходження за жовтень не проведені?
Де на складах мінус і з якої дати?
Приклади умовні: назви страв, складів і рахунків ШІ бере з вашої бази. Якщо питання можна зрозуміти двояко, він перепитає. Як ШІ допомагає саме бухгалтеру — на сторінці «ШІ для бухгалтерії».
Що і скільки замовити
Планування закупівель — прогноз на основі продажів і залишків — зараз у розробці. Поки що ШІ відповідає на питання про залишки й оборотність через конектор, а готовий інструмент закупівель додамо, коли він буде готовий для роботи.
Що варто знати наперед
- Техкарти, норми списання й ціни — ваші. ШІ рахує з того, що є в базі; якщо техкарта застаріла, цифра «за техкартою» теж буде застарілою.
- ШІ може помилитися. Перш ніж міняти ціну в меню чи постачальника, гляньте на документи, які він назвав.
- Нічого в базі не змінюється без вашого «так», а резервні копії бази робите ви. Хто бачить дані — на сторінці «Безпека даних».
Перший місяць — безкоштовно
Покажемо на демонстрації, як ШІ відповідає на питання про ваш заклад — на ваших цифрах. Не підійде — просто вимкніть.